Heutzutage setzen immer mehr Unternehmen, aber auch Privatpersonen darauf, sämtliche Dokumente digital aufzubewahren. Die Zeiten, in denen alles noch in Aktenordnern oder streng vertraulichen Kisten gelagert wurde, sind spätestens seit der Einführung sogenannter Dokumentenmanagementsysteme längst vorbei. Doch sind die Akten, Unterlagen und Papiere in digitalen Archiven auch wirklich sicher? Wer die Archivierung richtig anstellt, braucht sich hierbei keine Sorgen zu machen. Im nachfolgenden Beitrag erkläre ich euch, was ihr beachten müsst, um digitale Dokumente sicher aufzubewahren und welche wichtigen Grundsätze dabei gelten.
Höhere Sicherheit ein Vorteil
Wer bei seiner digitalen Archivierung auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS), wie beispielsweise von SER hier https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html, zurückgreift, erhält automatisch mehr Sicherheit für seine Unterlagen, als wenn diese in Papierform archiviert würden. Das liegt vor allem daran, dass bei DMS die Revisionssicherheit im Mittelpunkt steht. Diese sorgt dafür, dass die Dokumente über einen längeren Zeitraum nach der digitalen Erfassung unveränderlich abgespeichert und aufbewahrt werden. Zudem tragen diverse Module innerhalb des Programmes dazu bei, dass die Daten im Falle eines Systemausfalls, bei unerlaubten Zugriffen von außen sowie gegen etwaigen Datenverlust sicher sind.
Zugriff nur für Befugte
Dank DMS sind Unternehmer dazu in der Lage jedem berechtigten Nutzer einen persönlichen Zugang einzurichten. Diese Zugänge können vom Administrator individuell eingestellt werden. So wird festgelegt welcher Mitarbeiter, auf welche Dokumente Zugriff hat. So wird ebenfalls vermieden, dass sich Unbefugte von außen Zugang zu unternehmenskritischen sowie geheimen Dokumenten verschaffen können. Zudem kann aufgrund der persönlichen Zugänge jederzeit überprüft werden, wer sich wann zu welchem Dokument Zugriff verschafft hat.
Zehn Punkte zur sicheren Aufbewahrung digitaler Dokumente
Um eure Dokumente revisionssicher zu archivieren, solltet ihr die folgenden zehn Punkte beachten. Nur wenn diese eingehalten werden, greift der Vorteil von Dokumentenmanagementsystemen in puncto Sicherheit.
- Dokumentation des gesamten Archivierungsverfahrens sowie aller Änderungen.
- Einhaltung der sechs- beziehungswiese zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.
- Nachvollziehbarkeit der Archivierung für alle beteiligten Personen.
- Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf die jeweiligen Dokumente.
- Alle Dokumente müssen ordnungsgemäß abgelegt und jederzeit wiederzufinden sein.
- Buchungen müssen zwecks Prüfbarkeit durch Belege nachgewiesen sein.
- Ein digital archiviertes Dokument muss vom Inhalt her exakt dem Original entsprechen.
- Das Gesamtverfahren muss auch im Falle von technischen Änderungen gesichert sein und den gesetzlichen Grundsätzen entsprechen.
- Kein Dokument darf auf dem Weg ins oder bei der Bearbeitung im digitalen Archiv verloren gehen.
- Alle Dokumente müssen vollständig archiviert werden. Es dürfen keinerlei inhaltliche Informationen ausgelassen oder verändert werden.
Revisionssicheres Aufbewahren ist Pflicht
Genau wie bei Dokumenten in der Papierform ist auch bei der digitalen Archivierung das Einhalten der oben genannten Merkmale Pflicht. Bei regelmäßigen Kontrollen überprüfen Wirtschaftsprüfer die Dokumentenarchive in den Unternehmen. Bei diesen Überprüfungen ist wichtig, dass alle Vorgaben des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung sowie den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff eingehalten werden. So wird gewährleistet, dass alle Dokumente in eurem Unternehmen sicher und rechtmäßig digital aufbewahrt werden.
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